HelloSign で国際契約のプロセスを加速させた Daiichi Jitsugyo Asia の手法

Daiichi Jitsugyo Asia Group(DJKA グループ)は、日本の貿易会社である第一実業株式会社の子会社で、シンガポールにアジア本社(Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd)を置いています。

同社は販売とサービスを担う会社として、優れたサービスと大きく発展したグローバルなネットワークを基盤に、主として産業設備や産業用機器を供給しています。

作業着と安全ゴーグルを着用してタブレットを手に機械を操作している人物の画像

HelloSign と Dropbox を使って国際契約プロセスを迅速化した Daiichi Jitsugyo Asia の手法

同意書、原産地証明書、貨物通関許可書など、国際貿易や貨物に関する一般的な書式を示す 4 枚の小さなサムネイル画像
机に向かってノート パソコンを操作しながら、印刷された文書を確認している女性の画像と、Dropbox でドキュメントのプレビューを表示し、メニューの[署名依頼を送信]オプションを選択している画像
倉庫でタブレットを使ってドキュメントを操作している男性の画像と、HelloSign で署名できる状態のドキュメントをデスクトップとモバイルで表示した画像
同意書、原産地証明書、貨物通関許可書など、国際貿易や貨物に関する一般的な書式を示す 4 枚の小さなサムネイル画像
Dropbox でドキュメントのプレビューを表示し、メニューの[署名依頼を送信]オプションを選択している画像
HelloSign で署名できる状態のドキュメントをデスクトップとモバイルで表示した画像
01

時間とコストのかかる国際契約

紙の書類を複数の国でやり取りするには何日もの時間を要し、国際宅配便の料金にもかなりの費用がかかります。

02

費用対効果が高く迅速な署名プロセス

書類の送付と署名をデジタル化することで、契約締結までの時間を短縮し、配送コストを削減することができます。

03

いつでもどこでも署名可能

HelloSign によって、Daiichi Jitsugyo Asia の社員や顧客はどこからでも書類に署名でき、署名プロセスがスピーディーになります。

導入事例の詳細

Daiichi Jitsugyo Asia

導入の目的
事例

足かせとなっていた国際契約

Daiichi Jitsugyo Asia にとって、顧客向けの見積書や、契約書、完成報告書、納品書などを外国に送付することは遅々として進まない作業でした。  

しかし、業務を遅らせていたのは営業関連の書類だけではありません。機密性の高い年次総会の社内文書にも、日本やタイなど複数の国の取締役の署名が必要でしたが、こうした文書は署名して返送されるまでに何日もかかっていました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、Takahashi Yohei 氏は次のように述べています。


「一番の悩みはスピードでした。DJK グループは世界中に支社があるので、手書きの署名をもらうのには時間がかかります。たとえば、本社は日本にあるので、原本をそちらに送って、担当者が署名して送り返してくるまで待たなければなりません。その当時でも、書類を受け取る担当者が在宅勤務をしていることもありましたし、国内出張に出ていることもありました。これでは、署名をもらうまで、長時間待たなければなりません。」

従来の紙とペンでの署名プロセスは、時間がかかるだけでなく、書類をやり取りすることで Daiichi Jitsugyo Asia にはかなりの費用がかかっていました。Takahashi 氏はこう言います。

「署名を依頼する場合、その書類はたいてい重要なものです。そこで DHL や OCS のような特別な輸送会社を使う必要があったので、高いコストがかかっていました。」


Daiichi Jitsugyo Asia では、社内文書や顧客向けの書類をやり取りするために、国際的な事業展開に適した、より迅速で費用対効果に優れた方法を求めていました。そこで注目したのが HelloSign です。

「HelloSign を使い始める前に、月に何枚の封筒を使っているか、何枚の書類を印刷しているか、外国への送付にどれくらい費用がかかっているかを比較しました。そして、HelloSign には加入費用に見合う価値があると結論付けました。」

Daiichi Jitsugyo Asia 取締役、Takahashi Yohei 氏
ソリューション

高速でボーダーレスなデジタル署名

Daiichi Jitsugyo Asia では、顧客や社員が外国に書類を送付して署名するための時間を短縮する目的で HelloSign を導入しました。


電子署名を採用したことで、外国から紙の書類が届くのを待ち、会社宛てに書類配送の手配をし、相手が署名して別の宅配サービスを使って返送してくるのを待つ必要がなくなりました。今では、署名者はメールを受け取るだけで、自分のパソコンやデバイスですぐに署名できるので、双方の時間を節約することができます。


また、Daiichi Jitsugyo Asia では、文書の署名プロセスで大幅なコスト削減を実現しました。人事部長の Koumura Hiroki 氏は次のように述べています。

「紙の書類を送るときには、通常の航空郵便ではなく DHL を利用していました。これは、より安全性が高いからですが、同時にとても費用がかかっていました。現在は、紙の書類を HelloSign のデジタル文書に置き換えることで、配送コストを削減しています。他にも 2、3 の製品を検討しましたが、HelloSign の価格と使いやすさが一番でした。」


そして、Daiichi Jitsugyo Asia が電子署名の導入を成功させるためには、この「使いやすさ」が特に重要でした。社内チームによって監督しなくても、署名依頼への対応方法を署名者がすぐに理解できることが不可欠だったからです。人事担当取締役の Tan Ming Wei 氏はこう説明します。

「誰かに署名を依頼する場合、デジタル署名プロセスがどのように機能するかの説明が必要となることがあります。これでは相手が不安になりますし、説明にも時間がかかります。HelloSign にはそういう問題はありません。ユーザーフレンドリーな製品で、誰でも簡単に使い方がわかるからです。」


Daiichi Jitsugyo Asia の社内でも、HelloSign によって仕事が楽になりました。今では、書類の進捗をリアルタイムで追跡でき、誰が署名したのか、誰がまだ待っているのかを把握することができます。


さらに、Daiichi Jitsugyo Asia では以前から Dropbox を利用していたため、HelloSign と Dropbox の連携で使いやすさが格段に向上しました。HelloSign-Dropbox インテグレーションにより、ドキュメントは自動的に保護され、Daiichi Jitsugyo Asia の既存フォルダに保存されるため、2 つのツール間でドキュメントを移動する時間はかかりません。Koumura 氏は次のように述べています。


「Dropbox では、署名されたドキュメントが、アクセスしやすいフォルダに自動的に保存されます。そのため、社員が署名入りの契約書を探しやすくなりました。」
導入の効果

国際契約プロセスの迅速化

以前は、書類を印刷し、署名し、国際便で郵送するのに何日もかかっていましたが、取締役や顧客がいつどこでも署名できる電子署名を導入することで、Daiichi Jitsugyo Asia では年次総会資料や営業関連書類の署名にかかる時間を全体で大幅に短縮しました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、タカハシ氏は次のように述べています。

「進捗を簡単に把握でき、それぞれの書類に誰がまだ署名していないかを特定できます。署名者が出張に行っている場合やオフィスを離れている場合でも、署名を依頼することができるのです。」

書類配送コストの削減

Daiichi Jitsugyo Asia では、署名プロセスからペンと紙を取り除くことで、機密文書を国外に送付する際に生じる印刷や配送のコストを削減しました。


HelloSign-Dropbox インテグレーションによるドキュメントの自動保存

HelloSign と Dropbox の連携により、Daiichi Jitsugyo Asia では、すべての文書が署名された後で自動的かつ安全に社内の Dropbox アカウントに保存されます。そのため、すべての文書を簡単に見つけることができ、別のシステムに文書を転送するための管理作業にかかる時間を節約することができます。

今後の展開

Daiichi Jitsugyo Asia の次のステップ

すでに Dropbox を全社で利用し、HelloSign をシンガポールのオフィスで利用している Daiichi Jitsugyo Asia では、次のステップとして HelloSign を全世界に展開し、会社全体の署名プロセスを合理化したいと考えています。


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導入事例をダウンロード
Daiichi Jitsugyo Asia は HelloSign を利用して時間とリソースを節約しています。
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HelloSign の活用方法
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HelloSign で国際契約のプロセスを加速させた Daiichi Jitsugyo Asia の手法

DJKA グループは、優れたサービスを基盤に、主として産業設備や産業用機器を供給しています。

作業着と安全ゴーグルを着用してタブレットを手に機械を操作している人物の画像

DJKA グループは、優れたサービスを基盤に、主として産業設備や産業用機器を供給しています。

網掛けの三角形網掛けの三角形

課題

足かせとなっていた国際契約

Daiichi Jitsugyo Asia にとって、顧客向けの見積書や、契約書、完成報告書、納品書などを外国に送付することは遅々として進まない作業でした。  

しかし、業務を遅らせていたのは営業関連の書類だけではありません。機密性の高い年次総会の社内文書にも、日本やタイなど複数の国の取締役の署名が必要でしたが、こうした文書は署名して返送されるまでに何日もかかっていました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、Takahashi Yohei 氏は次のように述べています。


「一番の悩みはスピードでした。DJK グループは世界中に支社があるので、手書きの署名をもらうのには時間がかかります。たとえば、本社は日本にあるので、原本をそちらに送って、担当者が署名して送り返してくるまで待たなければなりません。その当時でも、書類を受け取る担当者が在宅勤務をしていることもありましたし、国内出張に出ていることもありました。これでは、署名をもらうまで、長時間待たなければなりません。」

従来の紙とペンでの署名プロセスは、時間がかかるだけでなく、書類をやり取りすることで Daiichi Jitsugyo Asia にはかなりの費用がかかっていました。Takahashi 氏はこう言います。

「署名を依頼する場合、その書類はたいてい重要なものです。そこで DHL や OCS のような特別な輸送会社を使う必要があったので、高いコストがかかっていました。」


Daiichi Jitsugyo Asia では、社内文書や顧客向けの書類をやり取りするために、国際的な事業展開に適した、より迅速で費用対効果に優れた方法を求めていました。そこで注目したのが HelloSign です。

網掛けの三角形家のアイコン

簡単

  • 説明
  • 理解と使用
  • 管理
シンガポールを拠点とする

7 か国で販売およびサービスを展開

網掛けの三角形地球のアイコン

迅速

  • ドキュメントの署名の迅速化
  • レスポンス タイムの短縮
  • 署名ワークフローの透明性向上
1948 年に日本で創業した第一実業株式会社の子会社

ソリューション

高速でボーダーレスなデジタル署名

Daiichi Jitsugyo Asia では、顧客や社員が外国に書類を送付して署名するための時間を短縮する目的で HelloSign を導入しました。


電子署名を採用したことで、外国から紙の書類が届くのを待ち、会社宛てに書類配送の手配をし、相手が署名して別の宅配サービスを使って返送してくるのを待つ必要がなくなりました。今では、署名者はメールを受け取るだけで、自分のパソコンやデバイスですぐに署名できるので、双方の時間を節約することができます。


また、Daiichi Jitsugyo Asia では、文書の署名プロセスで大幅なコスト削減を実現しました。人事部長の Koumura Hiroki 氏は次のように述べています。

「紙の書類を送るときには、通常の航空郵便ではなく DHL を利用していました。これは、より安全性が高いからですが、同時にとても費用がかかっていました。現在は、紙の書類を HelloSign のデジタル文書に置き換えることで、配送コストを削減しています。他にも 2、3 の製品を検討しましたが、HelloSign の価格と使いやすさが一番でした。」


そして、Daiichi Jitsugyo Asia が電子署名の導入を成功させるためには、この「使いやすさ」が特に重要でした。社内チームによって監督しなくても、署名依頼への対応方法を署名者がすぐに理解できることが不可欠だったからです。人事担当取締役の Tan Ming Wei 氏はこう説明します。

「誰かに署名を依頼する場合、デジタル署名プロセスがどのように機能するかの説明が必要となることがあります。これでは相手が不安になりますし、説明にも時間がかかります。HelloSign にはそういう問題はありません。ユーザーフレンドリーな製品で、誰でも簡単に使い方がわかるからです。」


Daiichi Jitsugyo Asia の社内でも、HelloSign によって仕事が楽になりました。今では、書類の進捗をリアルタイムで追跡でき、誰が署名したのか、誰がまだ待っているのかを把握することができます。


さらに、Daiichi Jitsugyo Asia では以前から Dropbox を利用していたため、HelloSign と Dropbox の連携で使いやすさが格段に向上しました。HelloSign-Dropbox インテグレーションにより、ドキュメントは自動的に保護され、Daiichi Jitsugyo Asia の既存フォルダに保存されるため、2 つのツール間でドキュメントを移動する時間はかかりません。Koumura 氏は次のように述べています。


「Dropbox では、署名されたドキュメントが、アクセスしやすいフォルダに自動的に保存されます。そのため、社員が署名入りの契約書を探しやすくなりました。」
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HelloSign API を統合した Pigeon Loans のワークフローを示す GIF

メリット

国際契約プロセスの迅速化

以前は、書類を印刷し、署名し、国際便で郵送するのに何日もかかっていましたが、取締役や顧客がいつどこでも署名できる電子署名を導入することで、Daiichi Jitsugyo Asia では年次総会資料や営業関連書類の署名にかかる時間を全体で大幅に短縮しました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、タカハシ氏は次のように述べています。

「進捗を簡単に把握でき、それぞれの書類に誰がまだ署名していないかを特定できます。署名者が出張に行っている場合やオフィスを離れている場合でも、署名を依頼することができるのです。」

書類配送コストの削減

Daiichi Jitsugyo Asia では、署名プロセスからペンと紙を取り除くことで、機密文書を国外に送付する際に生じる印刷や配送のコストを削減しました。


HelloSign-Dropbox インテグレーションによるドキュメントの自動保存

HelloSign と Dropbox の連携により、Daiichi Jitsugyo Asia では、すべての文書が署名された後で自動的かつ安全に社内の Dropbox アカウントに保存されます。そのため、すべての文書を簡単に見つけることができ、別のシステムに文書を転送するための管理作業にかかる時間を節約することができます。

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国際契約のプロセスをスピードアップ

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印刷と配送のコストを削減

Daiichi Jitsugyo Asia の次のステップ

すでに Dropbox を全社で利用し、HelloSign をシンガポールのオフィスで利用している Daiichi Jitsugyo Asia では、次のステップとして HelloSign を全世界に展開し、会社全体の署名プロセスを合理化したいと考えています。


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Daiichi Jitsugyo Asia は HelloSign を利用して時間とリソースを節約しています。