Daiichi Jitsugyo Asia Group（DJKA グループ）は、日本の貿易会社である第一実業株式会社の子会社で、シンガポールにアジア本社（Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd）を置いています。
同社は販売とサービスを担う会社として、優れたサービスと大きく発展したグローバルなネットワークを基盤に、主として産業設備や産業用機器を供給しています。
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国際契約のプロセスをスピードアップ
印刷と配送のコストを削減
書類の保管と処理のコストを削減
Daiichi Jitsugyo Asia にとって、顧客向けの見積書や、契約書、完成報告書、納品書などを外国に送付することは遅々として進まない作業でした。
しかし、業務を遅らせていたのは営業関連の書類だけではありません。機密性の高い年次総会の社内文書にも、日本やタイなど複数の国の取締役の署名が必要でしたが、こうした文書は署名して返送されるまでに何日もかかっていました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、Takahashi Yohei 氏は次のように述べています。
「一番の悩みはスピードでした。DJK グループは世界中に支社があるので、手書きの署名をもらうのには時間がかかります。たとえば、本社は日本にあるので、原本をそちらに送って、担当者が署名して送り返してくるまで待たなければなりません。その当時でも、書類を受け取る担当者が在宅勤務をしていることもありましたし、国内出張に出ていることもありました。これでは、署名をもらうまで、長時間待たなければなりません。」
従来の紙とペンでの署名プロセスは、時間がかかるだけでなく、書類をやり取りすることで Daiichi Jitsugyo Asia にはかなりの費用がかかっていました。Takahashi 氏はこう言います。
「署名を依頼する場合、その書類はたいてい重要なものです。そこで DHL や OCS のような特別な輸送会社を使う必要があったので、高いコストがかかっていました。」
Daiichi Jitsugyo Asia では、社内文書や顧客向けの書類をやり取りするために、国際的な事業展開に適した、より迅速で費用対効果に優れた方法を求めていました。そこで注目したのが HelloSign です。
「HelloSign を使い始める前に、月に何枚の封筒を使っているか、何枚の書類を印刷しているか、外国への送付にどれくらい費用がかかっているかを比較しました。そして、HelloSign には加入費用に見合う価値があると結論付けました。」
Daiichi Jitsugyo Asia では、顧客や社員が外国に書類を送付して署名するための時間を短縮する目的で HelloSign を導入しました。
電子署名を採用したことで、外国から紙の書類が届くのを待ち、会社宛てに書類配送の手配をし、相手が署名して別の宅配サービスを使って返送してくるのを待つ必要がなくなりました。今では、署名者はメールを受け取るだけで、自分のパソコンやデバイスですぐに署名できるので、双方の時間を節約することができます。
また、Daiichi Jitsugyo Asia では、文書の署名プロセスで大幅なコスト削減を実現しました。人事部長の Koumura Hiroki 氏は次のように述べています。
「紙の書類を送るときには、通常の航空郵便ではなく DHL を利用していました。これは、より安全性が高いからですが、同時にとても費用がかかっていました。現在は、紙の書類を HelloSign のデジタル文書に置き換えることで、配送コストを削減しています。他にも 2、3 の製品を検討しましたが、HelloSign の価格と使いやすさが一番でした。」
そして、Daiichi Jitsugyo Asia が電子署名の導入を成功させるためには、この「使いやすさ」が特に重要でした。社内チームによって監督しなくても、署名依頼への対応方法を署名者がすぐに理解できることが不可欠だったからです。人事担当取締役の Tan Ming Wei 氏はこう説明します。
「誰かに署名を依頼する場合、デジタル署名プロセスがどのように機能するかの説明が必要となることがあります。これでは相手が不安になりますし、説明にも時間がかかります。HelloSign にはそういう問題はありません。ユーザーフレンドリーな製品で、誰でも簡単に使い方がわかるからです。」
Daiichi Jitsugyo Asia の社内でも、HelloSign によって仕事が楽になりました。今では、書類の進捗をリアルタイムで追跡でき、誰が署名したのか、誰がまだ待っているのかを把握することができます。
さらに、Daiichi Jitsugyo Asia では以前から Dropbox を利用していたため、HelloSign と Dropbox の連携で使いやすさが格段に向上しました。HelloSign-Dropbox インテグレーションにより、ドキュメントは自動的に保護され、Daiichi Jitsugyo Asia の既存フォルダに保存されるため、2 つのツール間でドキュメントを移動する時間はかかりません。Koumura 氏は次のように述べています。
「Dropbox では、署名されたドキュメントが、アクセスしやすいフォルダに自動的に保存されます。そのため、社員が署名入りの契約書を探しやすくなりました。」
以前は、書類を印刷し、署名し、国際便で郵送するのに何日もかかっていましたが、取締役や顧客がいつどこでも署名できる電子署名を導入することで、Daiichi Jitsugyo Asia では年次総会資料や営業関連書類の署名にかかる時間を全体で大幅に短縮しました。Daiichi Jitsugyo Asia の取締役、タカハシ氏は次のように述べています。
「進捗を簡単に把握でき、それぞれの書類に誰がまだ署名していないかを特定できます。署名者が出張に行っている場合やオフィスを離れている場合でも、署名を依頼することができるのです。」
Daiichi Jitsugyo Asia では、署名プロセスからペンと紙を取り除くことで、機密文書を国外に送付する際に生じる印刷や配送のコストを削減しました。
HelloSign と Dropbox の連携により、Daiichi Jitsugyo Asia では、すべての文書が署名された後で自動的かつ安全に社内の Dropbox アカウントに保存されます。そのため、すべての文書を簡単に見つけることができ、別のシステムに文書を転送するための管理作業にかかる時間を節約することができます。
すでに Dropbox を全社で利用し、HelloSign をシンガポールのオフィスで利用している Daiichi Jitsugyo Asia では、次のステップとして HelloSign を全世界に展開し、会社全体の署名プロセスを合理化したいと考えています。
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