HelloSign で署名プロセスを 2 週間から 1 日に短縮した Entrust

Entrust Public Accounting Corporation は、保証、相談、会計、税務、秘書、業務アウトソーシングの分野で、シンガポールのさまざまな企業に専門サービスを提供しています。

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HelloSign で署名プロセスを 2 週間から 1 日に短縮した Entrust

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分割されたペインの画像。左側に、ノートパソコンで作業している男性、右側に製品のスクリーンショット。
分割されたペインの画像。左側に、HelloSign アプリが表示されたスマートフォンを持つ手、右側に製品のスクリーンショット。
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HelloSign アプリの製品スクリーンショット
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01

長々とした決算書

双方の関係者が、場合によっては全部で 500 枚になる膨大なページ数の書類に署名しなければなりません。

02

環境に優しい、効率的でシームレスな署名体験

署名をデジタル化すると、印刷、郵送、追跡などの煩わしい手作業から解放されます。

03

いつでもどこでも署名可能

HelloSign を導入したことで、Entrust とその顧客は、世界のどこからでも、都合のよいときにデバイスから文書に署名できるようになりました。

導入事例の詳細

Entrust

導入の目的
事例

時間のかかる手作業での署名プロセス

2020 introduced a new way of working for many businesses around the world. The traditional 9-5 was replaced with odd working hours, from whichever room at home had the strongest internet connection. In order to stay ahead of this shift, companies had to digitize their workflows faster than ever.

Entrust Accounting Public Corporation の創業者兼取締役であるジェイソン・ルー氏は、リモート ワークへの移行に対応しようと、業務の完全デジタル化に乗り出しました。この移行に絶対に欠かせない要素の 1 つが、日々発生する、コストのかかる紙の事務処理からの脱却でした。文書を印刷して署名し、スキャンして郵送するという作業は、もはや現実的な方法ではありません。ビジネスの存続のためには進化させる必要がありました。

幸い Entrust は、アジアの多くの会計事務所の中では一歩先を行く存在でした。以前から顧客の文書やフォームの保存に Dropbox を使用していたので、電子署名ソリューションの候補に HelloSign を加えることは、世界が急激に変化した中にあって、業務効率を維持するための簡単で直感的な対応策でした。

「電子署名は、当社の取引先の中でも、従来のフローに慣れている弁護士、プロフェッショナル企業、政府機関の方々から、高い関心を集めています。働き方が変化したこのパンデミック下では特に、お客様から高評価をいただくことが増えました。」

Entrust 創設者兼取締役 ジェイソン・ルー氏
パソコンで作業している女性の画像
ソリューション

手軽でモバイル フレンドリーな署名

前々から Dropbox を使用していた Entrust は、その使いやすさと、コラボレーション ツールとしての有効性を熟知していました。ルー氏には、HelloSign も Dropbox と同じように習得が簡単で、社内にすぐ浸透するだろうという確信がありました。Entrust がシステムを十分に理解してワークフローに組み込むまで、2 日もかかりませんでした。最初に取り組んだのは、顧客サービス契約の署名プロセスに HelloSign を統合することでした。電子署名の手軽さと効率のよさは、取引先にすぐさま気に入られました。

顧客サービス契約は長大で、50 ページの決算書を多いときで 10 セット用意し、合計 500 枚の紙に双方の関係者が署名しなければなりません。印刷して署名するという手作業に時間がかかるだけでなく、契約書の各セットを手動で追跡するのにも非常に手間がかかります。国外で署名が必要な場合は、書類を国際郵便で送るという追加の手順を伴うため、プロセスが完了するまで 2 週間以上かかることもありますが、HelloSign によって、Entrust はこのプロセスを 1 日に短縮することができました。ルー氏は次のように説明しています。

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

電子署名がまたたく間に受け入れられ、好意的なフィードバックがあったことから、ルー氏はすぐに社内への導入を決めました。同社の新人募集プロセスや採用通知には現在、電子署名が導入されており、新規採用者がスムーズかつシームレスに入社手続きをとれるようになっています。何よりよかったのは、社内全体に簡単に浸透したことです。

「社員の中には必ずしも技術に詳しくない者もいますが、それでも HelloSign の使い方をトレーニングするのは非常に簡単でした。社員も皆、喜んで使ってくれています。」
導入の効果

2 週間がかりだった署名プロセスが 1 日に

以前のプロセスでは、書類を印刷し、署名し、国際便で郵送するのに最大で 2 週間を要していました。電子署名を導入したところ、いつでもどこでも署名できるようになり、Entrust と顧客はプロセス全体を 1 日に短縮することができました。


契約のたびに 500 枚の紙を印刷するコストが不要に

電子署名という環境に優しい方法に移行し、ペンと紙が不要な署名プロセスを実現した結果、Entrust は印刷のコストも削減することができました。以前は、印刷に必要な紙とインクを週に 1 度注文していましたが、今では月に1 度で済んでいます。


100 % 監査可能、さらに確実に

紙のフォームは、手作業で監視するのが面倒なだけでなく、第三者の宅配業者が関与すると、コストとリスクが高まります。HelloSign の完全な監査証跡機能により、Entrust では署名後の文書を監視し、いつ誰が署名したのかを確認できるようになりました。「監査証跡の機能はとても重宝しています。この機能を使うと、署名が本物かどうか、いつ署名されたのかをチェックできます。当社のビジネスにとって、これは大切な手順です。さらに便利なのは、文書に署名する準備が整うと、組み込みのリマインダーで当事者に通知できることです。」Entrust の創業者兼取締役であるジェイソン・ルー氏は、このように説明しています。

今後の展開

Entrust の次のステップ

Dropbox と HelloSign を今やフル活用している Entrust は、今後は完全デジタル化を目指し、顧客だけでなく業界もデジタル化に向かうよう影響を与えたいと考えています。会計の世界では今も旧来のやり方が続いていますが、Entrust の将来を見据えた手法がシンガポールの他の企業に影響すれば、ワークフローが一新されて、効率性、利便性、そして安全性がさらに高まるでしょう。

Entrust のような成果を上げるには

HelloSign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローの迅速さ、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。

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Entrust は HelloSign で、アジア中のビジネスで税務にまつわる体験を向上させています。
Entrust は HelloSign で、アジア中のビジネスで税務にまつわる体験を向上させています。
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HelloSign で署名プロセスを 2 週間から 1 日に短縮した Entrust

Entrust Public Accounting Corporation は、シンガポールのさまざまな企業にプロフェッショナルなサービスを提供しています。

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Entrust Public Accounting Corporation は、シンガポールのさまざまな企業にプロフェッショナルなサービスを提供しています。

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課題

時間のかかる手作業での署名プロセス

2020 introduced a new way of working for many businesses around the world. The traditional 9-5 was replaced with odd working hours, from whichever room at home had the strongest internet connection. In order to stay ahead of this shift, companies had to digitize their workflows faster than ever.

Entrust Accounting Public Corporation の創業者兼取締役であるジェイソン・ルー氏は、リモート ワークへの移行に対応しようと、業務の完全デジタル化に乗り出しました。この移行に絶対に欠かせない要素の 1 つが、日々発生する、コストのかかる紙の事務処理からの脱却でした。文書を印刷して署名し、スキャンして郵送するという作業は、もはや現実的な方法ではありません。ビジネスの存続のためには進化させる必要がありました。

幸い Entrust は、アジアの多くの会計事務所の中では一歩先を行く存在でした。以前から顧客の文書やフォームの保存に Dropbox を使用していたので、電子署名ソリューションの候補に HelloSign を加えることは、世界が急激に変化した中にあって、業務効率を維持するための簡単で直感的な対応策でした。

網掛けの三角形旗のアイコン

簡単

  • 説明
  • 理解と使用
  • 管理
2007 年創業

シンガポールを拠点とする

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迅速

  • ドキュメントの署名の迅速化
  • レスポンス タイムの短縮
  • 署名ワークフローの透明性向上
企業のコア バリュー:一流のサービス、誠実さ、積極的な関わり、責任感

ソリューション

手軽でモバイル フレンドリーな署名

前々から Dropbox を使用していた Entrust は、その使いやすさと、コラボレーション ツールとしての有効性を熟知していました。ルー氏には、HelloSign も Dropbox と同じように習得が簡単で、社内にすぐ浸透するだろうという確信がありました。Entrust がシステムを十分に理解してワークフローに組み込むまで、2 日もかかりませんでした。最初に取り組んだのは、顧客サービス契約の署名プロセスに HelloSign を統合することでした。電子署名の手軽さと効率のよさは、取引先にすぐさま気に入られました。

顧客サービス契約は長大で、50 ページの決算書を多いときで 10 セット用意し、合計 500 枚の紙に双方の関係者が署名しなければなりません。印刷して署名するという手作業に時間がかかるだけでなく、契約書の各セットを手動で追跡するのにも非常に手間がかかります。国外で署名が必要な場合は、書類を国際郵便で送るという追加の手順を伴うため、プロセスが完了するまで 2 週間以上かかることもありますが、HelloSign によって、Entrust はこのプロセスを 1 日に短縮することができました。ルー氏は次のように説明しています。

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

電子署名がまたたく間に受け入れられ、好意的なフィードバックがあったことから、ルー氏はすぐに社内への導入を決めました。同社の新人募集プロセスや採用通知には現在、電子署名が導入されており、新規採用者がスムーズかつシームレスに入社手続きをとれるようになっています。何よりよかったのは、社内全体に簡単に浸透したことです。

「社員の中には必ずしも技術に詳しくない者もいますが、それでも HelloSign の使い方をトレーニングするのは非常に簡単でした。社員も皆、喜んで使ってくれています。」
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HelloSign API を統合した Pigeon Loans のワークフローを示す GIF

メリット

2 週間がかりだった署名プロセスが 1 日に

以前のプロセスでは、書類を印刷し、署名し、国際便で郵送するのに最大で 2 週間を要していました。電子署名を導入したところ、いつでもどこでも署名できるようになり、Entrust と顧客はプロセス全体を 1 日に短縮することができました。


契約のたびに 500 枚の紙を印刷するコストが不要に

電子署名という環境に優しい方法に移行し、ペンと紙が不要な署名プロセスを実現した結果、Entrust は印刷のコストも削減することができました。以前は、印刷に必要な紙とインクを週に 1 度注文していましたが、今では月に1 度で済んでいます。


100 % 監査可能、さらに確実に

紙のフォームは、手作業で監視するのが面倒なだけでなく、第三者の宅配業者が関与すると、コストとリスクが高まります。HelloSign の完全な監査証跡機能により、Entrust では署名後の文書を監視し、いつ誰が署名したのかを確認できるようになりました。「監査証跡の機能はとても重宝しています。この機能を使うと、署名が本物かどうか、いつ署名されたのかをチェックできます。当社のビジネスにとって、これは大切な手順です。さらに便利なのは、文書に署名する準備が整うと、組み込みのリマインダーで当事者に通知できることです。」Entrust の創業者兼取締役であるジェイソン・ルー氏は、このように説明しています。

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50 ページにもおよぶ紙の決算書を完全オンライン化

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2 週間がかりだった署名プロセスが 1 日に

Entrust の次のステップ

Dropbox と HelloSign を今やフル活用している Entrust は、今後は完全デジタル化を目指し、顧客だけでなく業界もデジタル化に向かうよう影響を与えたいと考えています。会計の世界では今も旧来のやり方が続いていますが、Entrust の将来を見据えた手法がシンガポールの他の企業に影響すれば、ワークフローが一新されて、効率性、利便性、そして安全性がさらに高まるでしょう。

Entrust のような成果を上げるには

HelloSign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローの迅速さ、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。

Entrust は HelloSign で、アジア中のビジネスで税務にまつわる体験を向上させています。