家主や不動産管理者と長期賃借人をつなげるオンライン マーケットプレイスである Flatlooker は、HelloSign を利用して賃貸契約の手続きに要する時間を 30 日からわずか 10 分に短縮。
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賃貸申し込み手続きの所要日数を 20 日短縮
月間 2,000 件を超える署名を自動処理
手作業に伴う人件費と管理費を 1 か月あたり数千ユーロ削減
When it comes to renting property in France, the administrative tasks are burdensome for both tenants and landlords. So, in 2016, digital native real-estate agency Flatlooker set a path to change all that.
Flatlooker は、この市場が本質的に厳しく規制され、署名と副署が必要で、確実な保管と管理が求められる書類が際限なく増え続けることを認識していました。Flatlooker の共同創業者で CEO のニコラ・ゴイエ氏は言います。「フランスでは過去数百年もの間、このプロセスを手作業で管理する役割が常に存在していました。要するに当社はその役割をデジタル ソリューションで置き換えようとしています。」
入居者と家主が署名を交わすプロセスをデジタル化によってスムーズにし、署名を収集して管理するために、Flatlooker は DocuSign によるスタンドアロンのソリューションを導入しましたが、そのカスタマー エクスペリエンスは十分ではありませんでした。
「契約書や保証契約書などのドキュメントを送信する際、以前のソリューションから送信されるリンクでは、署名人が当社のプラットフォームから外部に出て別のウェブサイトで署名プロセスを完了する必要がありました。ブランド設定に一貫性がないと顧客を当惑させてしまいます。リダイレクトが発生しないソリューションが必要でした。」
その後、新型コロナウイルス感染症が流行すると、Flatlooker のソリューションはロックダウン中でも賃貸手続きが可能な唯一のものになりました。これが大幅な成長につながり、Flatlooker では、拡大した事業規模に見合う新たな契約ワークフロー ソリューションが必要となりました。「現にコロナ禍によって、住まいを借りる方法についての人々の考え方は今までと変わったのです。以前は、誰もが物件を借りる前に実際に見たいと考えていました。今ではバーチャル ツアーと 100 % デジタル化された賃貸契約プロセスに満足しています。」
Flatlooker は、最近著しくなった成長に対応し、シンプルな契約管理の方法を用意して賃借人と家主に最上級のカスタマー エクスペリエンスを提供するために、新しいソリューションを探し始めました。そして見つけたのが HelloSign です。
「HelloSign は統合が容易で、価格も手ごろであり、機能も充実していると感じました。いくつかのドキュメント フローにソリューションを導入したところ、よりプロフェッショナルなエクスペリエンスであることがすぐに明らかになり、顧客もこの新しいプロセスに満足しました。」
Flatlooker が最初に実施した HelloSign の統合は、新規の家主がプラットフォームの利用を始める際に有用でした。契約ワークフローの最終段階で、家主が契約に署名して加入する際のユーザー エクスペリエンスがどのように改善されるかが、詳細な調査で明らかになりました。「Flatlooker にとって、利用開始のプロセスでシームレスなエクスペリエンスを家主に提供できたことは非常に重要でした。このときが当社のブランドに触れる最初の機会かもしれませんので、第一印象は非常に重要です。このプロセスに HelloSign を取り入れたのは大成功でした」とゴイエ氏は言います。
HelloSign API では、適切なプログラミング言語で説明しているわかりやすいドキュメント一式が用意されており、ワークフローとの統合は簡単でした。また、テストでは、以前のソリューションと比べて処理が高速で、家主が契約書に記入する際の労力が少なくて済むことが明らかになりました。「操作性は格段に優れています。以前は、2 人に 1 人はどこにどのようにして署名するのかわからず困っていました」とゴイエ氏は説明します。この経験を通じて HelloSign の価値が証明されたので、Flatlooker は、運用と文書管理のフローを効率化できる他のユース ケースをビジネス全体にわたって突き止めることにしました。
管理が複雑なもうひとつの要素として、1 つの物件に対する複数の署名の扱いがありました。賃借人がカップルの場合も友人同士がルーム シェアをする場合も、個々の入居者が契約に署名する必要があります。しかし、同じ賃貸契約を複数のバージョンで管理し、署名した入居者とまだ署名していない入居者を区別するのには時間がかかり、リソースの無駄遣いになります。Flatlooker のチームは、HelloSign API を利用することで、複数の相手に同時に署名をリクエストしたり、特定の順序でドキュメントに署名するようにリクエストしたりできるようになりました。「契約を保留している可能性のある相手を特定し、その相手にリマインダーを送信することもできます」とゴイエ氏は言います。
毎月 2,000 件を超える署名が必要とされますが、契約ワークフローの自動化によってサポート リクエストの件数は減っています。つまりスタッフは、会社の成長につながる、より価値の高い作業に集中できます。
「従来のシステムのワークフローを体系的に再現または拡張し、賃借人や家主とのすべてのやり取りで、ますますシームレスなエクスペリエンスを提供しています。契約への署名がスピーディーになり、プロセス全体を通じて問い合わせが減りました。また、手作業による介入や必要とされるサポートを大幅に減らすことができました。」
一般的なアパートの賃貸手続きは完了までに約 30 日かかりますが、HelloSign API によって、Flatlooker の顧客はわずか 10 日で物件を確保できます。契約フローをデジタル化し、プラットフォームを密接に結び付けることで、家主と入居者の契約を大幅に早く締結できるようになりました。
Flatlooker は、HelloSign API と社内システムを統合することで契約プロセスを自動化し、月間 2,000 件を超える署名を管理する作業負担とコストを大幅に削減しました。
Flatlooker では、HelloSign API と既存のプラットフォームを統合することで、毎月発生する数千件もの契約について、包括的なデジタル フットプリントと確実な監査証跡を確保しています。すべてが適切に運用されているかどうかを業務監査機関がチェックする際は、ガイドライン、ポリシー、法的要件の遵守をシンプルなプロセスで証明できます。
Flatlooker では、HelloSign の導入が比較的初期の段階から、組織全体でこのプラットフォームの利用拡大を目指しています。「最終的には HelloSign に完全に移行して契約とドキュメントのすべてのワークフローを自動化する計画です。既存のプロセスを効率化するために非常に価値があることが実証されており、さらに多くの事業分野でどれほど有用であるか確認できるのを楽しみにしています」とゴイエ氏は言います。
HelloSign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローの迅速さ、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
