Flow Healthcare は、臨床と管理のためのオールインワン ソフトウェアを医療チームに提供している会社です。同社の製品を使うと、オンボーディング、管理、教育、エンゲージメントのプロセス全体でワークフローを合理化し、コストを削減できます。
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医療従事者の新規採用時には、福利厚生や保険などの一般的な人事関係書類だけでなく、医療従事者免許、臨床経験、継続教育、モニタリング、医療過誤の有無など、重要な情報を確認できる医療関連文書も必要です。通常の採用で必要な連邦政府や地方自治体の身元確認に加えて、医療レベルでの身元確認も求められます。
しかし、複雑さはこれで終わりではありません。Flow の顧客の Beam Healthcare は、僻地の病院やオンライン遠隔医療サービスに医療従事者を提供するサプライヤーです。医療従事者を採用するたびに、同じ書類を何度も作成する手間に追われていました。「医療従事者を 1 人採用するごとに、会社に提出する雇用申請書を作成し、該当する経歴や身元の確認をすべて済ませる必要がありました。それだけではありません。採用者は、3～5 か所の異なる医療施設で勤務に就きますが、勤務先専用の新しい雇用申請書を作成し、経歴や身元などのさまざまな確認作業をもう一度行う必要がありました。こうした事務処理を怠りなく進めるために、採用者とサプライヤーの管理部門にどれほどの負担がかかっているかは想像に難くありません。この古めかしいプロセスが現場のフラストレーションの種となったり、複数の施設で必要な権限を与えられなかったりしたこともありました。医療を受けやすくしたいのなら、サプライヤーは、提供する医療従事者の数を増やすだけでなく、そのプロセスを重視しなければなりません。」Flow の CEO、サージュー・パテル氏はこのように述べています。また、提供先の病院が、複数の付属病院を持つ大型医療機関の一部だと、付属病院ごとに同じ書類を作成して経歴確認を繰り返さなければならず、状況は悪化するばかりでした。
The whole onboarding process forced healthcare professionals to painstakingly fill out the same information again and again—time that could be better spent treating patients. That’s when Flow turned to Dropbox Sign to simplify healthcare paperwork.
“With Flow, we managed to cut $600 per employee and reduce administrative time by 50% for Beam Healthcare. And a lot of it has to do with Dropbox Sign and how it automated a lot of documents for us.”
To reduce the number of duplicate forms providers have to complete when working at other hospitals, Flow implemented automated templates using the Dropbox Sign API. As Sarjoo explains, “Once healthcare workers are hired, the real value proposition of Flow and Dropbox Sign for our clients in the healthcare sector is they eliminate the redundancy of documents that need to be filled out. The paper application forms that hospitals need are templated out in Flow. So when a hospital asks for them, they're automatically filled out using the Dropbox Sign API integration which is connected to our database. The provider just reads the document and signs off on it. Once they're onboarded, they don't have to manually fill out additional documents."
But not all medical practices are the same, and that meant Flow’s templates needed flexibility. “Our Dropbox Sign subscription allows Flow’s clients to customize. It lets [Flow users] upload their own PDF documents and add the specific data fields they need. So clients have the ability to customize some of their straightforward documents,” says Chance Hammacher, Full Stack Developer at Flow.
As well as being fast and easy to use, Flow made sure the entire document experience was seamless for its customers. “We were very happy with the embedded form feature that DropboxSign offered. It let us keep all our users on one system while still being secure,” continued Chance. “We went with [Dropbox Sign’s white-labeling] to give our clients a more personalized feeling when they utilize electronic signatures.”
Flow は、事務手続きをさらに簡素化しようと、時間のかかる身元照会を自動化する方法として HelloWorks も導入しました。「HelloWorks の主な用途は身元照会です。採用者の経歴を照会するために、メールやテキスト メッセージで照会先にフォームを送信し、前職での実績や勤務状況を入力してもらいます。こうして、採用者が派遣先の業務に適しているかどうかを確認します。」パテル氏はこのように述べています。
採用者のライフサイクルを丸ごと管理するという約束どおり、Flow は HelloWorks でテンプレートも作成し、社内の雇用関連書類の作成に役立てています。たとえば、irs.gov や W9 などの歳入庁システムから内部文書を送信しなければならない場合がありますが、Flow は HelloWorks で、この機能を自社のプラットフォームに直接統合しています。
With so many forms and complex processes to automate, it’d be reasonable to think integrating the Dropbox Sign API into Flow’s platform might take a while. But as Chance says, “The integration didn’t take too long, a few weeks at most with a single developer. The documentation was good. It had clear indications for the workflow we used. We were able to test with ease and troubleshoot all of our problems before we went live with Dropbox Sign.”
The speed of the integration couldn’t have come at a better time for Flow’s customers, especially Beam. During the pandemic, Beam needed to hire and onboard clinicians fast and at scale to build out its telemedicine service. “They needed to hire more staff to help ease the pressure on hospitals,” explained Sarjoo. Thanks to Flow’s quick integration with the Dropbox Sign API, Beam was able to onboard staff as quick as 48 hours.
Using the Dropbox Sign API to auto-populate documents and reduce the need for providers to fill in paperwork multiple times helped Flow’s client Beam reduce the time its staff spent on administrative paperwork by 50% and save an estimated $600 per employee.
CPMSM & CPCS の業務責任者、エイミー・ファウスト氏の言葉です。
“Dropbox Sign has helped [Flow] carry out standard reference and verification checks in a systematic manner. That’s led to faster turnaround times and happier employees because they don’t have to print, fill out, scan, and upload documents. It’s also meant happier employers because documents are easier to read and required fields are filled out the first time.”
With detailed, easy-to-follow documentation and a support team at the ready to help Flow through any issues, a single Flow developer was able to integrate the Dropbox Sign API in just a few weeks.
Flow の医療チームは、Beam Healthcare、Pivotal Health、CVC Health Care などの顧客を獲得したことで勢いを増しつつあります。設立当初からペーパーレス化を進めてきた Flow は、今後も医療現場から、紙ベースの事務手続きによるボトルネックを取り除いていく予定です。
Integrating Dropbox Sign’s eSignature API is the easiest way to simplify your workflows with seamless, custom-branded signing and API integrated templates that auto-populate duplicated information. Voted #1 for Ease of Use from G2 two years in a row, Dropbox Sign’s eSignature solution makes your most important workflows faster, easier, and more secure.
