HelloSign で、採用者 1 人あたり 600 US ドルの経費削減に成功した Flow Healthcare の手法

Flow Healthcare は、臨床と管理のためのオールインワン ソフトウェアを医療チームに提供している会社です。同社の製品を使うと、オンボーディング、管理、教育、エンゲージメントのプロセス全体でワークフローを合理化し、コストを削減できます。

並んで立ちながら 1 台のタブレットを見る 2 名の医師

Flow の HelloSign 活用法

W-9、身元調査の同意書、I-9 フォームなど、4 種類の一般的な採用手続き書類の小さなサムネイル画像
女性医療従事者がタブレットを操作している様子と、署名する際の HelloSign インターフェースが表示された製品ビジュアル
パソコンを操作している女性医療従事者と、書類のテンプレートを使って記入欄を作成する際の HelloSign インターフェースが表示された製品ビジュアル
W-9、身元調査の同意書、I-9 フォームなど、4 種類の一般的な採用手続き書類の小さなサムネイル画像
誰かが署名しようとしているときの HelloSign インターフェースの画像
署名のテンプレートを使って記入欄を作成する際の HelloSign インターフェースの画像
01

医療業界にまん延するペーパーワーク

Flow の顧客は、医療従事者を採用して勤務先の病院に派遣するたびに、経歴の確認や同じ書類の作成に何時間も奪われていました。

02

シンプルなデジタル署名体験

フォームの入力と署名のプロセスをデジタル化したところ、同意書の作成や経歴の確認といった重要な手続きにかかる時間が短縮されました。

03

一度入力するだけの自動情報入力

HelloSign API を利用し、情報をテンプレート化して重複する書類に自動入力することで、Flow は事務手続きにあたる医療従事者の負担を軽減し、短期間で病院に派遣することができました。

導入事例の詳細

Flow

導入の目的
事例

複雑な医療従事者のオンボーディング

医療従事者の新規採用時には、福利厚生や保険などの一般的な人事関係書類だけでなく、医療従事者免許、臨床経験、継続教育、モニタリング、医療過誤の有無など、重要な情報を確認できる医療関連文書も必要です。通常の採用で必要な連邦政府や地方自治体の身元確認に加えて、医療レベルでの身元確認も求められます。


しかし、複雑さはこれで終わりではありません。Flow の顧客の Beam Healthcare は、僻地の病院やオンライン遠隔医療サービスに医療従事者を提供するサプライヤーです。医療従事者を採用するたびに、同じ書類を何度も作成する手間に追われていました。「医療従事者を 1 人採用するごとに、会社に提出する雇用申請書を作成し、該当する経歴や身元の確認をすべて済ませる必要がありました。それだけではありません。採用者は、3~5 か所の異なる医療施設で勤務に就きますが、勤務先専用の新しい雇用申請書を作成し、経歴や身元などのさまざまな確認作業をもう一度行う必要がありました。こうした事務処理を怠りなく進めるために、採用者とサプライヤーの管理部門にどれほどの負担がかかっているかは想像に難くありません。この古めかしいプロセスが現場のフラストレーションの種となったり、複数の施設で必要な権限を与えられなかったりしたこともありました。医療を受けやすくしたいのなら、サプライヤーは、提供する医療従事者の数を増やすだけでなく、そのプロセスを重視しなければなりません。」Flow の CEO、サージュー・パテル氏はこのように述べています。また、提供先の病院が、複数の付属病院を持つ大型医療機関の一部だと、付属病院ごとに同じ書類を作成して経歴確認を繰り返さなければならず、状況は悪化するばかりでした。


オンボーディング プロセスでも、現場の医療従事者が採用者情報を注意深く入力し直さなければならず、患者の治療にあてられるはずの時間が奪われていました。そこで Flow は、医療サービスの提供に必要な書類作成を簡素化しようと、HelloSign に目を向けました。

「Flow のおかげで、Beam Healthcare では採用者 1 人あたり 600 US ドルを削減し、管理に必要な時間を 50 % 削減することができました。この効果の多くは、HelloSign によって大量の文書作成を自動化できたことに関係しています。」

Flow Healthcare CEO サージュー・パテル氏
ソリューション

二度手間不要の高速デジタル フォーム

医療従事者の勤務先が変わるたびに同じ書類を何度も作成する手間を省こうと、Flow は HelloSign API を使った自動テンプレートを導入しました。パテル氏は次のように語っています。「医療従事者を採用したサプライヤーのお客様に Flow と HelloSign がもたらす真の価値とは、同じ書類を何度も作成する手間がなくなることです。必要な紙の申請書は Flow でテンプレート化されているので、病院から提出を求められたら、HelloSign API による統合を利用して当社のデータベースに接続し、自動で必要事項を記入できます。医療従事者は書類の内容を確認して承認するだけです。一度導入してしまえば、追加で書類の提出が必要になったときに手動で作成する必要がありません。」


ただし、医療業務はどれも同じではないことから、Flow のテンプレートには柔軟性が求められました。「当社のお客様は、Flow の HelloSign サブスクリプションを利用することでテンプレートをカスタマイズし、オリジナルの PDF をアップロードしたり、必要に応じて独自の入力欄を追加したりできます。定型化された書類の一部をカスタマイズできるのです。」Flow のフル スタック デベロッパーであるチャンス・ハマカー氏はこう述べています。


処理の速さと使いやすさだけでなく、Flow は、書類作成プロセス全体が顧客にとってシームレスになるようにも徹底しました。「HelloSign の組み込みフォーム機能が大いに役立ちました。すべてのユーザーを 1 つのシステムで管理しつつ安全性を確保できたのは、この機能のおかげです」とハマカー氏は付け加えます。「電子署名を利用するお客様が、(HelloSign のホワイトラベルによって)自社のイメージをより自由に打ち出せるようにもしました。」


Flow は、事務手続きをさらに簡素化しようと、時間のかかる身元照会を自動化する方法として HelloWorks も導入しました。「HelloWorks の主な用途は身元照会です。採用者の経歴を照会するために、メールやテキスト メッセージで照会先にフォームを送信し、前職での実績や勤務状況を入力してもらいます。こうして、採用者が派遣先の業務に適しているかどうかを確認します。」パテル氏はこのように述べています。


採用者のライフサイクルを丸ごと管理するという約束どおり、Flow は HelloWorks でテンプレートも作成し、社内の雇用関連書類の作成に役立てています。たとえば、irs.gov や W9 などの歳入庁システムから内部文書を送信しなければならない場合がありますが、Flow は HelloWorks で、この機能を自社のプラットフォームに直接統合しています。


膨大な数のフォームと複雑なプロセスを自動化するとなると、HelloSign API を Flow のプラットフォームに統合するのには、当然時間がかかると思われます。ところが、ハマカー氏が言うように、「統合にはあまり時間がかからず、1 人の開発者がせいぜい数週間で統合できました。ドキュメントも充実しており、ワークフローがわかりやすく示されていたので、それを用いました。テストも簡単で、あらゆる問題をトラブルシューティングしてから HelloSign の運用を開始することができました。」


Flow の顧客の中でも特に Beam にとって、このスピーディーな統合は、これ以上ないタイミングでの出来事だったのではないでしょうか。コロナ禍の中、Beam は遠隔医療サービスを構築するために、臨床医を迅速かつ大量に採用する必要がありました。「病院の負担を軽減するには、スタッフの増員が必要だったのです」と、パテル氏は説明しています。Flow が HelloSign API を迅速に統合したおかげで、Beam は 48 時間という速さでスタッフの採用手続きを済ませることができました。

導入の効果

事務処理時間を 50 % 削減

HelloSign API で書類への入力を自動化し、採用者が同じ書類を何度も作成する手間を減らした結果、Flow の顧客である Beam は、事務処理にかかる時間を 50 % 削減し、採用者 1 人あたり 600 US ドルを節約することができました。


雇用主も被雇用者も満足

CPMSM & CPCS の業務責任者、エイミー・ファウスト氏の言葉です。

「HelloSign のおかげで、(Flow は)標準的な身元確認と検証チェックを体系的に行えるようになりました。採用手続きのために被雇用者が書類を印刷し、必要事項を記入してスキャンし、アップロードする手間がなくなったため、手続きに必要な時間が短縮され、被雇用者の満足度が向上しました。また、必要な項目が最初から記入されていることや読みやすくなったことは、雇用する側にも歓迎されています。」


1 人の開発者が数週間で統合

詳細でわかりやすいドキュメントと、問題があればすぐに対応してくれるサポート チームのおかげで、Flow の開発者は HelloSign API を数週間で統合することができました。

今後の展開

Flow の次のステップ

Flow の医療チームは、Beam Healthcare、Pivotal Health、CVC Health Care などの顧客を獲得したことで勢いを増しつつあります。設立当初からペーパーレス化を進めてきた Flow は、今後も医療現場から、紙ベースの事務手続きによるボトルネックを取り除いていく予定です。


Flow のような成果を上げるには

HelloSign の電子署名 API を統合すると、カスタムブランドのシームレスな署名機能や同じ情報を自動入力する API 統合テンプレートを使って、ワークフローをいとも容易く簡素化できます。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた HelloSign の電子署名ソリューションを導入すると、最も重要なワークフローを迅速化し、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。


ぜひ今すぐ HelloSign API のエキスパートにご相談ください。お客様のニーズに合わせたカスタム API プランをご提案いたします。

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Flow は HelloSign で、医療従事者の採用手続きと管理を効率化しています。
Flow は HelloSign で、医療従事者の採用手続きと管理を効率化しています。
HelloSign の活用方法
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HelloSign で、採用者 1 人あたり 600 US ドルの経費削減に成功した Flow Healthcare の手法

Flow Healthcare は、臨床と管理のためのオールインワン ソフトウェアを医療チームに提供している会社です。

並んで立ちながら 1 台のタブレットを見る 2 名の医師

Flow Healthcare は、臨床と管理のためのオールインワン ソフトウェアを医療チームに提供している会社です。

網掛けの三角形網掛けの三角形

課題

複雑な医療従事者のオンボーディング

医療従事者の新規採用時には、福利厚生や保険などの一般的な人事関係書類だけでなく、医療従事者免許、臨床経験、継続教育、モニタリング、医療過誤の有無など、重要な情報を確認できる医療関連文書も必要です。通常の採用で必要な連邦政府や地方自治体の身元確認に加えて、医療レベルでの身元確認も求められます。


しかし、複雑さはこれで終わりではありません。Flow の顧客の Beam Healthcare は、僻地の病院やオンライン遠隔医療サービスに医療従事者を提供するサプライヤーです。医療従事者を採用するたびに、同じ書類を何度も作成する手間に追われていました。「医療従事者を 1 人採用するごとに、会社に提出する雇用申請書を作成し、該当する経歴や身元の確認をすべて済ませる必要がありました。それだけではありません。採用者は、3~5 か所の異なる医療施設で勤務に就きますが、勤務先専用の新しい雇用申請書を作成し、経歴や身元などのさまざまな確認作業をもう一度行う必要がありました。こうした事務処理を怠りなく進めるために、採用者とサプライヤーの管理部門にどれほどの負担がかかっているかは想像に難くありません。この古めかしいプロセスが現場のフラストレーションの種となったり、複数の施設で必要な権限を与えられなかったりしたこともありました。医療を受けやすくしたいのなら、サプライヤーは、提供する医療従事者の数を増やすだけでなく、そのプロセスを重視しなければなりません。」Flow の CEO、サージュー・パテル氏はこのように述べています。また、提供先の病院が、複数の付属病院を持つ大型医療機関の一部だと、付属病院ごとに同じ書類を作成して経歴確認を繰り返さなければならず、状況は悪化するばかりでした。


オンボーディング プロセスでも、現場の医療従事者が採用者情報を注意深く入力し直さなければならず、患者の治療にあてられるはずの時間が奪われていました。そこで Flow は、医療サービスの提供に必要な書類作成を簡素化しようと、HelloSign に目を向けました。

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簡単

  • 説明
  • 理解と使用
  • 管理
2018 年創業

2020 年:サービス提供を開始

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迅速

  • ドキュメントの署名の迅速化
  • レスポンス タイムの短縮
  • 署名ワークフローの透明性向上
本社所在地:米国ウィスコンシン州マディソン

ソリューション

二度手間不要の高速デジタル フォーム

医療従事者の勤務先が変わるたびに同じ書類を何度も作成する手間を省こうと、Flow は HelloSign API を使った自動テンプレートを導入しました。パテル氏は次のように語っています。「医療従事者を採用したサプライヤーのお客様に Flow と HelloSign がもたらす真の価値とは、同じ書類を何度も作成する手間がなくなることです。必要な紙の申請書は Flow でテンプレート化されているので、病院から提出を求められたら、HelloSign API による統合を利用して当社のデータベースに接続し、自動で必要事項を記入できます。医療従事者は書類の内容を確認して承認するだけです。一度導入してしまえば、追加で書類の提出が必要になったときに手動で作成する必要がありません。」


ただし、医療業務はどれも同じではないことから、Flow のテンプレートには柔軟性が求められました。「当社のお客様は、Flow の HelloSign サブスクリプションを利用することでテンプレートをカスタマイズし、オリジナルの PDF をアップロードしたり、必要に応じて独自の入力欄を追加したりできます。定型化された書類の一部をカスタマイズできるのです。」Flow のフル スタック デベロッパーであるチャンス・ハマカー氏はこう述べています。


処理の速さと使いやすさだけでなく、Flow は、書類作成プロセス全体が顧客にとってシームレスになるようにも徹底しました。「HelloSign の組み込みフォーム機能が大いに役立ちました。すべてのユーザーを 1 つのシステムで管理しつつ安全性を確保できたのは、この機能のおかげです」とハマカー氏は付け加えます。「電子署名を利用するお客様が、(HelloSign のホワイトラベルによって)自社のイメージをより自由に打ち出せるようにもしました。」


Flow は、事務手続きをさらに簡素化しようと、時間のかかる身元照会を自動化する方法として HelloWorks も導入しました。「HelloWorks の主な用途は身元照会です。採用者の経歴を照会するために、メールやテキスト メッセージで照会先にフォームを送信し、前職での実績や勤務状況を入力してもらいます。こうして、採用者が派遣先の業務に適しているかどうかを確認します。」パテル氏はこのように述べています。


採用者のライフサイクルを丸ごと管理するという約束どおり、Flow は HelloWorks でテンプレートも作成し、社内の雇用関連書類の作成に役立てています。たとえば、irs.gov や W9 などの歳入庁システムから内部文書を送信しなければならない場合がありますが、Flow は HelloWorks で、この機能を自社のプラットフォームに直接統合しています。


膨大な数のフォームと複雑なプロセスを自動化するとなると、HelloSign API を Flow のプラットフォームに統合するのには、当然時間がかかると思われます。ところが、ハマカー氏が言うように、「統合にはあまり時間がかからず、1 人の開発者がせいぜい数週間で統合できました。ドキュメントも充実しており、ワークフローがわかりやすく示されていたので、それを用いました。テストも簡単で、あらゆる問題をトラブルシューティングしてから HelloSign の運用を開始することができました。」


Flow の顧客の中でも特に Beam にとって、このスピーディーな統合は、これ以上ないタイミングでの出来事だったのではないでしょうか。コロナ禍の中、Beam は遠隔医療サービスを構築するために、臨床医を迅速かつ大量に採用する必要がありました。「病院の負担を軽減するには、スタッフの増員が必要だったのです」と、パテル氏は説明しています。Flow が HelloSign API を迅速に統合したおかげで、Beam は 48 時間という速さでスタッフの採用手続きを済ませることができました。

網掛けの三角形網掛けの三角形
HelloSign API を統合した Pigeon Loans のワークフローを示す GIF

メリット

事務処理時間を 50 % 削減

HelloSign API で書類への入力を自動化し、採用者が同じ書類を何度も作成する手間を減らした結果、Flow の顧客である Beam は、事務処理にかかる時間を 50 % 削減し、採用者 1 人あたり 600 US ドルを節約することができました。


雇用主も被雇用者も満足

CPMSM & CPCS の業務責任者、エイミー・ファウスト氏の言葉です。

「HelloSign のおかげで、(Flow は)標準的な身元確認と検証チェックを体系的に行えるようになりました。採用手続きのために被雇用者が書類を印刷し、必要事項を記入してスキャンし、アップロードする手間がなくなったため、手続きに必要な時間が短縮され、被雇用者の満足度が向上しました。また、必要な項目が最初から記入されていることや読みやすくなったことは、雇用する側にも歓迎されています。」


1 人の開発者が数週間で統合

詳細でわかりやすいドキュメントと、問題があればすぐに対応してくれるサポート チームのおかげで、Flow の開発者は HelloSign API を数週間で統合することができました。

網掛けの三角形旗のアイコン

顧客のワークフローを効率化し、採用者 1 人あたり 600 US ドルを削減

網掛けの三角形

顧客の Beam Healthcare の管理業務時間を 50 % 短縮

Flow の次のステップ

Flow の医療チームは、Beam Healthcare、Pivotal Health、CVC Health Care などの顧客を獲得したことで勢いを増しつつあります。設立当初からペーパーレス化を進めてきた Flow は、今後も医療現場から、紙ベースの事務手続きによるボトルネックを取り除いていく予定です。


Flow のような成果を上げるには

HelloSign の電子署名 API を統合すると、カスタムブランドのシームレスな署名機能や同じ情報を自動入力する API 統合テンプレートを使って、ワークフローをいとも容易く簡素化できます。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた HelloSign の電子署名ソリューションを導入すると、最も重要なワークフローを迅速化し、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。


ぜひ今すぐ HelloSign API のエキスパートにご相談ください。お客様のニーズに合わせたカスタム API プランをご提案いたします。

Flow は HelloSign で、医療従事者の採用手続きと管理を効率化しています。