kohlpharma が署名ベースのワークフローを高速化

40 years after its foundation, kohlpharma is one of the biggest German importers of patent-protected and prescription-only medicines in Europe and the undisputed market leader in Germany. Founder Edwin Kohl has been focused on essential competitive pricing for the benefit of consumers since the beginning, with the health system saving hundreds of millions of euros each year as a result.

ヒーロー画像、様式化された箱とさまざまな錠剤
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kohlpharma

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HelloSign API

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導入事例の詳細

kohlpharma

導入の目的
事例

ヨーロッパで製造されるほとんどの医薬品は国際的な企業によって製造されていますが、これらの企業は通常、中心的な製造拠点を EU 域内に置くことを選びます。このような戦略をとる理由は、税務の要件が緩やかであることや、給与面での競争力の高さなどが挙げられます。医薬品はその後 EU 全域で各加盟国に特有の市場条件下で流通しますが、通常はドイツでの価格よりも安価です。kohlpharma は、他の EU 諸国でのコストの低さを活かし、先発品の製剤をドイツ市場で手ごろな価格で提供しています。これらの先発医薬品は、ドイツでの要件に従ってラベルまたはパッケージが変更されます。結果的に費用が抑えられることで、医療制度に対する負担が軽減され、医師や薬剤師、そして何よりも患者にとってメリットとなります。

kohlpharma は余剰在庫から供給しているため、確実に需要を満たすことが重要な課題です。自社でのコントロールが及ばない理由によって、商品の在庫状況や潜在的な供給の問題は変動する可能性があります。特に、物流に関する課題として、サプライ チェーン全体で常時 2~8 °C で保管する必要があるインスリンやワクチンなどの冷蔵医薬品を、品質が保証された状態で輸送することが挙げられます。したがって、販売から供給までのプロセスが可能な限り最適な形で調整されることがさらに重要になります。このような理由から、kohlpharma はデジタル化の可能性をますます重視するようになっています。

Before a medicine can go into circulation after purchase, there are a multitude of documents to fill out and sign. As a pharmaceutical manufacturer, kohlpharma follows GMP (Good Manufacturing Practices) regulations, which means extensive written documentation for all processes and completed production orders. Correspondence including order placement and contracts, have historically been carried out using analog processes: time-consuming printing, signing, scanning, and emailing. As Johannes Reinert states: “The throughput times, particularly for GMP-relevant documents, are sometimes very long and complex. That’s why we looked for a solution that could accelerate these operations. We were looking for a simplified, digital, single foundation with all our EDP suppliers and service partners.”

「今では多くのユーザーがテレワークとなり、在宅勤務者だけでなく電子データ処理に携わる人にとっても、まったく新しい環境になりました。HelloSign を選んで良かったと思います。HelloSign は、オフィスだけでなく自宅で働く社員にとっても、仕事の大幅な効率化に役立っているからです。」

Johannes Reinert
ソリューション

kohlpharma は当初、電子署名を中心とした機能を基盤とするだけではなく、関連ワークフローの対応づけが可能なソリューションを自社で開発しようとしましたが、優先順位の変化によって完成が遅れ、同社は電子署名管理機能を購入したいと考えるようになりました。透明性とシンプルさ、直接利用できること、契約の枠組みなどから、最適なソリューションは HelloSign であることがわかりました。HelloSign のクラウド専用ソリューションと eSignature API の使用がうまくいったことで、同社はすぐに全体テストを実施することを決定しました。

"I saw that HelloSign was the best solution for us. We worked on a small trial to begin with, and quickly felt the benefits of the solution--suitable for solving all the issues we were aware of and that arose during the trial. ” – Johannes Reinert

導入の効果

高いユーザビリティ、短期間での利用開始

HelloSign のユーザー インターフェースは直感的です。契約書やフォームにステップごとのガイダンスを設けることで、すべての関連フィールドが確実に入力され、必要なすべての署名が挿入されます。HelloSign は、個別のブランド設定を含め、あらゆる環境に統合できます。このため、kohlpharma はすぐに問題なく在宅勤務に移行できました。口頭での注文からソフトウェアの導入まで、プロセス全体が 1 時間以内で完了しました。

“I had the ideal solution for signature workflows ready to go, which meant we could enable and encourage our teams to work remotely. It created the potential to improve business processes and to allow for a higher degree of freedom of work location.” – Johannes Reinert

アナログからデジタルへ:ペーパーレスの未来

初期テストの結果が期待以上だった kohlpharma は、HelloSign を使ってビジネス プロセスを加速し、労働条件を向上させるための次のステージをすでに計画しています。

内部的な利点 – 透明性の向上

将来の計画としては、社内のドキュメント ワークフローだけでなく、必須の社内教育の認定も完全にデジタル化する予定です。これにより、透明性が大幅に向上し、対応するドキュメントを後からデジタル化する必要がなくなります。複数の関係者による署名が必要なドキュメントの場合、電子署名によって、編集者と署名者の両方にとってプロセスが簡素化されます。

今後の展開

対外的な利点 – コラボレーションの向上

サプライヤーとの契約書への赤入れや署名もデジタル化されます。このプロセスを通じて、サプライヤーとの契約構造や合意においても、テンプレートの統一によるメリットが得られます。kohlpharma が署名した法人顧客向けドキュメントは、将来的には HelloSign でのみ編集できるようになります。


品質保証 – プロセスの恒久的な高速化

品質保証や EDP 品質システムでのように、製造工程が厳格に規制される SOP(標準業務手順書)については、手書きの署名をデジタル署名で置き換える予定です。kohlpharma はすでに、自動倉庫やシームレスなサプライ チェーンの遠隔モニタリングにより、ドイツの医薬品業界でデジタル化と自動化の分野における先駆的存在となっています。同社は近いうちに紙ベースの承認プロセスを極力排除していく予定です。それはまだ先の話ですが、HelloSign で大きな一歩を踏み出したと言えるでしょう。長期的には、フォームを HelloSign ドキュメントに変換することで、物理的な記録管理を減らしていくことができます。

As Johannes Reinert explains: "Looking forward, I’d like to see quality assurance, for example, switched over to digital forms. Digital forms are much easier and can be managed more effectively. Any legally required updates can be made in the shortest possible time, and across all relevant documents, without piles of forms needing to be destroyed. Everything is signed and filled out using seamlessly integrated HelloSign components. So we again benefit in terms of transparency—every single detail in every process will be traceable."

kohlpharma と同じレベルで成功を収めるには

HelloSign についてお問い合わせください。HelloSign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する簡単な方法です。最適な HelloSign 製品の提案をご希望の場合は、デモをご依頼ください。お客様のビジネスに合わせて署名ベースのプロセスを最適化する方法をご案内いたします。

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