VolitionRx は、テキサス州オースティンに本社を置き、英国、ベルギー、カリフォルニア、シンガポールに拠点を持つ多国籍のヘルスケア企業です。同社は、従来のスクリーニング プログラムよりも早期に異常細胞の存在を検出可能な血液によるがん検査を開発しています。
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2020 年の世界的な感染拡大は私たちの働き方を大きく変えました。ソーシャル ディスタンスのルールにより、多くの企業が一夜にしてリモート ワークへの移行を余儀なくされましたが、バイオテック企業の VolitionRx にとっては、それほど単純な話ではありませんでした。
VolitionRx では、欧州、アジア、米州に散らばる 60 人の従業員をつなぐために Dropbox Business をすでに利用していましたが、コロナ禍の間ずっと、1,800 平方メートルのラボを開き続け、自宅で作業する会社のスタッフと連絡を取り、従業員が自宅で作業している間も規制要件を満たす方法を見つける必要がありました。
ヘルスケア業界のあらゆる企業と同様に、VolitionRx はデータのセキュリティを非常に重視しています。ヌクレオソームをマーカーとするがん検査の開発と検証には、大量の保護された医療データが必要であり、使用や共有のたびにセキュリティの確保と署名が必要です。さらに、ニューヨーク証券取引所に上場している企業として、VolitionRx の従業員は、業務が公正な慣行に合致していることを誓約するさまざまな書類に手書きで署名することが求められます。
その結果、自宅で作業する従業員は、法的拘束力のある契約書の共有、署名、分類、保管に苦労することになりました。特に、コロナ禍でも書類を最新の状態に保ち続ける責任を負う人事部門や規制部門は苦労していました。
VolitionRx のグループ IT マネージャーであるダニエル・ホルター氏は、書類管理の負担を軽減したいと考え、署名プロセスをデジタル化するために HelloSign に着目しました。
「当社が必要としていたのは、再現性と拡張性があり、異なるタイム ゾーンや言語で使用できる電子署名ソリューションでした。維持が困難なオンプレミスの IT システムに依存しないことも条件でした。」
「HelloSign は場所やデバイスにとらわれない、スケーラブルな製品です。IT チームにとっては、誰もが同じように使用でき、メンテナンスも簡単という夢のような環境です。つまり、企業の成長に合わせて仕事のやり方を変える必要がありません。HelloSign と Dropbox Business は私たちと一緒に成長し、規模を拡大していくからです。」
遠隔地のラボ チームや従業員をつなげるために Dropbox Business をすでに利用していたので、HelloSign の統合には何の問題もなかったとホルター氏は言います。「作業者の視線がそれることが少なければ、それだけツールの効率は上がります。Dropbox から直接 HelloSign を使うことで、アプリを切り替える必要がなく、ワークフローにも影響を与えないため、使い勝手が格段に向上しました。プロセス全体が効率化され、一体的です。」
VolitionRx の従業員は現在、医療データ利用許可書や公正慣行契約書、そして社内ドキュメントの共有と署名に HelloSign を使用しています。署名されたドキュメントは Dropbox に自動的に保存されるため、監査証跡の追跡が容易になり、外部規制機関とのドキュメントの共有も簡単になります。
クラウド ベースの新しいワークフローは場所やデバイスにとらわれないため、従業員がいつでもどこでもシンプルに使用でき、IT チームによるメンテナンスも簡単です。VolitionRx にとって、既存のビジネス ワークフローへの HelloSign の統合は、トレーニングをほとんど必要とせず、迅速かつ費用対効果の高いものでした。
「Dropbox から直接 HelloSign を使うことで、アプリを切り替える必要がなく、ワークフローにも影響を与えないため、使い勝手が格段に向上しました。IT チームにとってはセキュリティが向上するだけでなく、ワークフローが高速化され、従業員が管理に費やす時間が減ります。」
ホルター氏によれば、HelloSign は Dropbox Business に統合されるので従業員の理解も早く、トレーニングはほとんど必要ありません。自身の役割にとってもメリットが大きいとホルター氏は感じています。「HelloSign は場所やデバイスにとらわれない、スケーラブルな製品です。IT チームにとっては、誰もが同じように使用でき、メンテナンスも簡単という夢のような環境です。つまり、企業の成長に合わせて仕事のやり方を変える必要がありません。HelloSign と Dropbox Business は私たちと一緒に成長し、規模を拡大していくからです。」
最初は人事チームの 1 つのケースで使い始めましたが、このツールは会社全体に有機的に広がっており、ホルター氏は今後も HelloSign の利用範囲を広げようと考えています。
ワークフローを簡素化し、リモート チームの共同作業を維持したいと考えている他の IT チームに対し、ホルター氏は次のようにアドバイスしています。
「ユーザーの話に耳を傾け、仕事を楽にするシンプルなソリューションを提供すれば、みな協力してくれるでしょう。HelloSign と Dropbox Business はその実現にうってつけです。」
「いずれは社内のすべての人が HelloSign を使うことを想定していますが、特に、法務部のようにまだ書類ベースのプロセスで仕事をしているチームに使ってもらいたいと考えています。IT チームにとってはセキュリティが向上するだけでなく、物理的なプロセスからクラウドベースの電子署名プロセスに移行することで、ワークフローも高速化され、従業員が管理に費やす時間が減ります。」
HelloSign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローの迅速さ、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
